Рынок самозанятых и внештатных исполнителей в России продолжает расти, а вместе с ним увеличивается и потребность бизнеса в упорядоченном документообороте с физическими лицами. Долгое время компании были вынуждены вести два параллельных потока документов: электронный – с организациями и индивидуальными предпринимателями, и бумажный – с физлицами. Теперь в Контур.Диадоке появилась возможность обмениваться электронными документами не только с организациями и ИП, но и с физическими лицами, включая самозанятых. В материале разбираем, как устроен такой документооборот, какими видами электронной подписи физлица могут подписывать документы, сколько это стоит и чем новое решение отличается от сервиса Сайн.
Почему бизнесу нужен электронный документооборот с физическими лицами
Электронный документооборот через Диадок дает организациям ряд ключевых преимуществ. Прежде всего это удобство старта обмена: достаточно найти организацию по ИНН либо физическое лицо по ФИО и практически сразу отправить документ. Электронные документы полностью безопасны – сервис соответствует всем требованиям по защищенности данных, а хранение дублируется на трех независимых серверах. Каждый клиент сохраняет доступ ко всем своим документам даже после окончания любого из периодов оплаты пакета.
Показательно, что каждая вторая электронная счет-фактура в стране отправляется через Диадок. Все электронные документы, передаваемые через систему ЭДО, равнозначны бумажным оригиналам. При документообороте с организациями документы, как правило, подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), и нормативная база по умолчанию признает их подписанными собственноручно – такие документы полностью равны бумажным и не требуют дублирования на бумаге.
Проблемы традиционного документооборота с физлицами
Потребность бизнеса в электронном документообороте с физическими лицами растет с каждым годом. Это касается договоров гражданско-правового характера (ГПХ), актов и договоров с самозанятыми как поставщиками услуг, а также набирающих обороты сценариев, когда физлица выступают потребителями услуг и подписывают документы с организациями.
При работе с физическими лицами в бумажном формате компании сталкиваются с типичными сложностями. Основные проблемы, которые были выявлены при общении с клиентами:
- подписание документов занимает много времени, что растягивает сроки закрытия сделки – контрагенты позже получают выплату, а закрывающие документы долго идут;
- необходимость держать отдельных сотрудников для ведения этого процесса;
- бумажные документы с самозанятыми и физлицами теряются;
- большое количество ручной работы из-за разделения на два потока документооборота – электронный с контрагентами и бумажный с физлицами;
- сложность обеспечения корректности документов для отчетности, поскольку данные из двух систем – электронной и бумажной – нужно сводить воедино.
Важно! Для компаний, которые уже перевели документооборот с контрагентами в электронный вид, но продолжают работать с физлицами в бумаге, разделение на два потока создает двойную нагрузку. Отчетность при работе с физическими лицами и самозанятыми имеет критическое значение, поэтому свести две несвязанные системы бывает затруднительно.
Как работает ЭДО с физическими лицами в Диадоке
Новое решение построено по принципу максимальной приближенности к привычному B2B-документообороту. ЭДО с физическими лицами работает так же, как ЭДО с организациями: компания добавляет физическое лицо в контрагенты и начинает обмен документами. Это дает возможность не перестраивать бизнес-процессы под отдельную информационную систему для работы исключительно с физлицами.
Ключевые преимущества нового подхода для бизнеса заключаются в следующем:
- весь документооборот ведется в привычных интерфейсах и поверхностях Диадока;
- документы тарифицируются по цене Диадока и списываются из уже купленного пакета;
- не нужно внедрять дополнительную информационную систему, обучать сотрудников и платить за внедрение;
- доступны все привычные инструменты – маршруты согласования, поиск, различные интеграции и модули;
- физические лица легко разбираются в решении, даже если никогда не работали в ЭДО.
Специализированные системы, отдельно настроенные под документооборот с физлицами, как правило, стоят дороже, чем уже существующие тарифы в Диадоке. Новое решение поддерживает несколько видов подписей – как усиленную квалифицированную (КЭП), так и неквалифицированную (НЭП), при этом регистрация физического лица остается простой и быстрой.
Пошаговая схема документооборота
Процесс взаимодействия компании и физического лица выстроен последовательно и включает несколько этапов:
- Физическое лицо проходит регистрацию в Диадоке. Ссылка на регистрацию может быть передана ему заранее, либо физлицо находит решение через поиск.
- После регистрации физическое лицо сообщает контрагенту о том, что зарегистрировалось.
- Компания по привычному процессу добавляет физическое лицо в контрагенты – на стороне физлица приглашение принимается автоматически.
- После установления связи можно начинать документооборот. Направить документ может как компания, так и физическое лицо.
- Физическое лицо получает уведомление о поступлении документа, заходит в личный кабинет, подписывает удобным видом подписи, после чего все стороны получают статус о подписании.
Регистрация физического лица: пользовательский путь
На старте регистрации физическое лицо заполняет ФИО, номер телефона и адрес электронной почты, после чего подтверждает почту и попадает непосредственно на регистрацию в продукте. Далее возникает развилка – доступны два пути регистрации:
- с квалифицированной электронной подписью, если она имеется и установлена на устройстве, – в этом случае физлицо прикладывает подпись, подтверждает корректность данных и завершает регистрацию;
- по паспорту с проверкой личности – в этом случае необходимо сфотографировать паспорт (система считывает все необходимые данные), ввести ИНН и СНИЛС, после чего набор данных проходит проверку.
Личный кабинет физического лица содержит буквально несколько вкладок, что позволяет легко сориентироваться в решении даже пользователю без опыта работы с подобными сервисами.
Работа со стороны компании
В веб-версии Диадока компания ищет физическое лицо так же, как ищет организации, – по ФИО или ИНН. Открывается карточка контрагента, где присутствует специальная плашка «физическое лицо», что позволяет однозначно идентифицировать тип контрагента. Из карточки осуществляется приглашение к обмену.
Важно! На текущий момент в сторону физических лиц доступна отправка только неформализованных документов. При отправке указывается тип документа «неформализованный», после чего прикладывается сам документ и отправляется. Поддержку формализованных документов планируется реализовать в дальнейшем.
После отправки физическое лицо получает уведомление, открывает личный кабинет, видит новый документ и подписывает его удобным для себя видом подписи.
Кому актуально решение для ЭДО с физлицами
Функциональность будет полезна широкому кругу компаний. В первую очередь это организации, работающие с физическими лицами как с исполнителями – самозанятыми и физическими лицами, работающими по договорам ГПХ.
Пример из практики! Решение подходит для целого ряда отраслей: IT-компаний, работающих с внештатными разработчиками, тестировщиками и дизайнерами; рекламных и маркетинговых агентств, СМИ и издательств, сотрудничающих с блогерами и копирайтерами; образовательных организаций, работающих с преподавателями, авторами курсов и методистами; консалтинговых компаний с внештатными экспертами; компаний сферы строительства, привлекающих внештатных подрядчиков.
Отдельно стоит выделить обратный сценарий, когда физические лица выступают получателями услуг со стороны компаний. Например, турфирмы заключают договоры со своими клиентами, а образовательные организации – со студентами. Все эти сценарии теперь можно закрывать в Диадоке в привычном интерфейсе.
Что нужно для старта в разных интерфейсах Диадока
Порядок подготовки зависит от того, в каком интерфейсе работает компания:
- веб-версия – ничего дополнительно делать не нужно, функционал уже работает;
- модуль Диадока для 1С – необходимо только обновиться до актуальной версии;
- интеграция через API – методы API остались прежними, но появились новые варианты возвращаемых ответов.
Изменения в API связаны с появлением нового типа ящика «физическое лицо» и еще одного вида подписи – НЭП. Если для бизнес-процессов важно видеть, каким именно видом подписи был подписан документ, можно сделать соответствующую доработку и визуализировать эту информацию на своей стороне.
Для запуска работы компании необходимо выполнить два действия:
- Передать физическому лицу инструкцию по регистрации, отправив ссылку на регистрацию в сервисе.
- После того как физическое лицо пройдет регистрацию, найти его в разделе контрагентов по ИНН или ФИО, отправить приглашение и начать обмен документами.
Что нужно физическому лицу для работы в Диадоке
Регистрация в Диадоке для физического лица абсолютно бесплатна, как и получение входящих документов. Единственное, что необходимо приобрести физлицу для подписания, – это электронная подпись.
Что потребуется физическому лицу, зависит от того, какие действия оно планирует выполнять:
- если документооборот полностью строится на входящих документах, физлицо платит только за подпись;
- если физическое лицо намерено отправлять исходящие документы, ему необходимо приобрести пакет.
Виды электронной подписи
В сервисе Диадок физические лица могут подписывать документы двумя видами подписи. Каждый из них имеет свои особенности и область применения.
Справка! НЭП (неквалифицированная электронная подпись) идентифицирует личность владельца и позволяет проверить, вносились ли в файл изменения после его отправки. Подходит для обмена документами внутри компании и с контрагентами, если стороны предварительно договорились об этом.
Справка! КЭП (квалифицированная электронная подпись) обеспечивает максимальный уровень юридической значимости. Подходит для обмена документами через системы ЭДО, регистрации ИП, участия в торгах, обращений в суд и других случаев, где важна усиленная защита подписи.
При выпуске НЭП необходимо подтвердить личность. Для этого пользователь подтверждает паспортные данные, ИНН и СНИЛС, указанные при регистрации в сервисе, после чего Диадок перенаправляет его на Госуслуги, где пользователь входит в свою учетную запись и завершает выпуск НЭП.
Юридическая значимость и соглашение о признании НЭП
Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным бумажному с собственноручной подписью в соответствии со ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. В случае с КЭП никаких дополнительных соглашений не требуется.
Неквалифицированную электронную подпись можно приравнять к собственноручной в случаях, предусмотренных федеральными законами, актами Центрального банка или соглашением между участниками. В отличие от КЭП, для НЭП такое соглашение необходимо, однако в Диадоке этот момент уже предусмотрен и закрыт внутри сервиса.
Важно! В Диадоке отдельно подписывать соглашение о признании НЭП аналогом собственноручной подписи не нужно. Оно начинает действовать, когда юридические лица и индивидуальные предприниматели приглашают физическое лицо к документообороту или начинают с ним обмен документами. Для физических лиц соглашение вступает в силу в момент их регистрации в сервисе. Текст Соглашения о признании усиленной неквалифицированной электронной подписи аналогом собственноручной подписи можно прочитать при отправке приглашения.
Планы по развитию функциональности
Развитие сценария работы с физическими лицами ведется с ориентацией на обратную связь клиентов. В ближайших планах заявлено несколько направлений:
- поддержка Госключа в упрощенном интерфейсе для физических лиц – это бесплатный и защищенный вид подписи, на который зафиксирован большой запрос клиентов. Поддержка Госключа относится к числу приоритетных направлений развития;
- обратная тарификация – возможность для компании оплачивать трафик физического лица в свою сторону, что снимет барьер, связанный с нежеланием физлиц платить;
- поддержка формализованных документов в сторону физических лиц;
- реализация одностороннего подписания – это не ближайшая перспектива, но сценарий планируется поддержать.
Речь идет именно о физических лицах, которые являются самостоятельными единицами и подписывают документы сами за себя как самостоятельная сторона документооборота. Сотрудники компаний в рамках кадрового документооборота в этот сценарий не входят.
Отличие от сервиса Сайн
Сайн – это отдельный продукт, специализирующийся на документообороте с физическими лицами. Однако по обратной связи клиентов было выявлено, что бизнесу удобнее запускать документооборот с физлицами, не уходя от основного решения ЭДО, в котором уже ведется работа.
Решение в Диадоке сделано на базе Сайна и совмещает преимущества обоих сервисов: удобство и привычность процессов для бизнеса, свойственные Диадоку, и простоту для физических лиц, которую обеспечивает Сайн. В дальнейшем продукты планируется объединить. Детали перехода будут объявлены отдельно. Оплаченные лицензии при объединении решений будут переноситься, чтобы переход был максимально бесшовным.
Вопрос-Ответ (FAQ)
В ходе вебинара участники задали большое количество вопросов о новом решении. Ниже собраны ответы на наиболее важные из них.
Когда планируется использование Госключа для физлиц?
Реализация Госключа находится в числе ближайших приоритетов развития.
Будет ли отличаться принцип работы с физлицами от работы с юрлицами?
Документооборот с физическими лицами в новом решении осуществляется в том же контуре, что и с организациями. Основные сущности, используемые в Диадоке, работают и при взаимодействии с физлицами, хотя пока не все нюансы поддержаны на стороне самого физлица. Отправлять документы физлицу можно так же, как и юрлицу. Статусная модель пока более упрощенная, но в будущем она будет приведена в соответствие со статусной моделью B2B-документооборота с наложением статусов, актуальных для физлиц.
В чем отличие работы с самозанятыми в Диадоке и Сайне? Можно ли уйти от Сайна?
Сайн специализируется на документообороте с физическими лицами. Развитие идет в сторону того, чтобы замыкать документооборот с физлицами на Диадоке как на основном решении для ЭДО. Если есть желание перейти с Сайна на Диадок, это можно сделать уже сейчас по имеющимся инструкциям. Планируется полное объединение продуктов. Детали перехода будут озвучены позднее.
Как организовать работу так, чтобы физлицо ничего не платило?
Регистрация для физического лица бесплатна, входящие документы также бесплатны. Единственное, что необходимо физлицу, – это подпись. Если документооборот полностью строится на входящих, кроме подписи физлицо ни за что не платит. Расходы на подпись могут быть компенсированы в рамках взаимодействия между компанией и физлицом. Кроме того, планируется поддержка Госключа (бесплатной подписи) и обратной тарификации, когда компания сможет оплачивать трафик физлица в свою сторону.
Имеет ли юридическую силу неквалифицированная подпись физлица?
В случае с КЭП дополнительных соглашений не требуется. В случае с НЭП соглашение нужно, но в Диадоке отдельно подписывать его не требуется – этот момент предусмотрен внутри сервиса. Физическое лицо присоединяется к соглашению при регистрации, а компания – при отправке приглашения, добавлении физлица в контрагенты или начале документооборота. Текст соглашения зашит в интерфейсе и доступен для ознакомления при отправке приглашения.
Через какое время физлицо видно в системе после регистрации?
Фактически сразу же. Ящик создается в процессе регистрации, поэтому задержки между регистрацией и появлением физического лица в системе нет.
При настроенной интеграции Сайна необходимо ли будет производить перенастройку?
При централизованном переезде с Сайна на Диадок потребуется переинтегрироваться на Диадок. Со стороны сервиса будет сделано все возможное, чтобы переход был бесшовным, включая перенос оплаченных лицензий. Детальный план по переезду будет представлен отдельно.
Будут ли перенесены документы, ранее подписанные в Сайне?
Вопрос переноса ранее подписанных документов пока остается открытым. При этом планируется сохранить пользователям доступ к ним. Что касается подписей и оплаченных лицензий – их планируется переносить, чтобы клиент ничего не потерял. Подробные планы будут представлены позднее.
Нужна ли физлицу лицензия CryptoPro для работы в Диадоке?
При использовании КЭП никаких отличий от того, как КЭП используется другими пользователями в Диадоке, нет. Исключений для физических лиц не предусмотрено.
В Сайне договоры ГПХ подписывались простой электронной подписью (ПЭП). Как этот вопрос решается в Диадоке?
Вопрос платности планируется закрывать через Госключ. ПЭП удобна тем, что бесплатна, а Госключ также бесплатен для пользователей, поэтому с его реализацией вопрос платности снимется.
Может ли юрлицо направить документ без своей КЭП, чтобы стояла только подпись контрагента?
На текущий момент документ по умолчанию подписывается при отправке, поэтому такой возможности пока нет. Одностороннее подписание рассматривается в дальнейших планах, но это не ближайшая перспектива.
Что доступно физлицу в плане работы с документами?
Для физического лица доступны получение документа, отправка документа и аннулирование документа. Одностороннее подписание пока недоступно, но все основные действия по документам поддержаны.
Кто должен выкладывать документы на подпись, если физлицо оказывает услуги?
Это зависит от того, как удобнее организовать процесс. В одних случаях юридическое лицо формирует документ и направляет физлицу на подпись, зная объем выполненных работ. В других случаях документ может сформировать само физическое лицо. Важен фактор оплаты: если исходящие документы отправляет физлицо, оно и платит за них, поэтому чаще физические лица работают только со входящими. С реализацией обратной тарификации этот вопрос станет более гибким.
Чем работа с физлицами в Диадоке отличается от КЭДО?
КЭДО – это продукт для внутреннего документооборота с сотрудниками, где действуют свои форматы. Решение для работы с физлицами в Диадоке предназначено для внештатников, исполнителей, а также физических лиц, которые являются получателями услуг со стороны компании. Использовать КЭДО для документооборота с самозанятыми и работниками по ГПХ не обязательно.
Можно ли ограничить использование только КЭП при подписании?
На уровне сервиса ограничить вид подписи нельзя. Вопрос решается на уровне договоренностей между контрагентами – необходимо заранее согласовать с физическим лицом, какой вид подписи применяется.
Может ли физлицо установить мобильное приложение Диадока?
Установить приложение можно, и физлицо даже увидит там некоторые документы, однако есть важный нюанс: мобильное приложение адаптировано под работу юрлиц с юрлицами, поэтому корректная работа всех сценариев, в том числе подписание, не гарантируется. Рекомендуется открывать веб-версию личного кабинета Диадока в мобильном браузере – она адаптирована под такую работу. В браузере корректно работает подписание, в том числе КЭП, а также регистрация по паспорту с прикреплением фотографий, сделанных на мобильный телефон.
Платное ли оформление НЭП для физического лица?
НЭП не бесплатна, если физическое лицо желает подписывать документы этим видом подписи, оно оплачивает НЭП. В Сайне бесплатного НЭП также нет. С реализацией Госключа появится бесплатная альтернатива.
Стоит ли физлицу платить за работу со входящими документами?
Входящие документы физическое лицо получает бесплатно. Для подписания необходима подпись – на данный момент только платная (КЭП или НЭП). Если физлицо работает исключительно со входящими и не отправляет исходящие документы, достаточно подписи. Для отправки исходящих документов требуется купить пакет.